Siirry pääsisältöön
KUDIN.FI - Siirry palvelun etusivulle

Tietosuojailmoitus

Kudin –uraohjaussovellus

EU:n yleinen tietosuoja-asetus
13 ja 14 artiklat
Laatimispäivä: 09.10.2020

  1. Rekisterinpitäjät eli tietojesi käsittelystä vastuussa olevat tahot

    Yhteystiedot:

    Helsingin yliopisto
    PL 3
    00014 Helsingin yliopisto
    Puhelin: 02941 911 (vaihde)

    Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö on Leena Itkonen ja hänen yhteystietonsa ovat seuraavat:

    leena.itkonen@helsinki.fi
    puh. 0294122637

  2. Helsingin yliopiston tietosuojavastaava

    Helsingin yliopiston tietosuojavastaavaan saat yhteyden lähettämällä sähköpostia: tietosuoja@helsinki.fi.

  3. Yhteistyöhankkeena tehtävän hankkeen osapuolet ja vastuunjako

    Helsingin yliopisto ylläpitää palvelua. Kaikki yliopistot huolehtivat itsenäisesti opiskelijoiden ja muiden loppukäyttäjien käyttäjätunnuksien hallinnoinnista. Kukin yliopisto vastaa opiskelijoidensa henkilötietojen käsittelystä.

  4. Miksi henkilötietojasi käsitellään eli mikä on käsittelyn tarkoitus?

    Helsingin yliopisto tarvitsee henkilötietojesi käsittelyä seuraaviin tarkoituksiin:
    Opiskelijat ja muut loppukäyttäjät kirjautuvat palveluun oman organisaation haka-tunnuksilla. Kirjautumisesta saatavia tietoja käytetään henkilön käyttöoikeuden tunnistamiseen sekä joihinkin palvelun toimintoihin, kuten esimerkiksi saadun palautteen lähettämiseen sähköpostilla itselleen. Kaikki käyttäjää koskevat tiedot poistetaan joko heti uloskirjautumisen yhteydessä tai viimeistään käyttäjäsession päättymistä seuraavan vuorokauden aikana.

    Henkilötietojen käsittelyn lainmukainen peruste:

    • rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen:

    Yliopistolaissa säädettyjä tehtäviä ovat myös opiskelijoiden kasvattaminen palvelemaan isänmaata ja ihmiskuntaa, sekä toimiminen vuorovaikutuksessa muun yhteiskunnan kanssa. Tämä palvelu on osa opiskelijapalveluita.

  5. Millaisia henkilötietoja Helsingin yliopisto käsittelee?

    Käsittelemme järjestelmässä seuraavia henkilötietoja:
    - Pääkäyttäjien eli palvelun hallinnointiin liittyvään tunnistautumiseen vaadittavat yhteystiedot. Tällaisia tietoja ovat nimi, sähköpostiosoite sekä käyttäjätunnus. Tiedot ovat peräisin kultakin palveluun osallistuvalta korkeakoululta.
    - Loppukäyttäjistä (lähinnä opiskelijat) käsittelemme istunnon aikana palvelussa käyttäjän nimeä ja sähköpostiosoitetta, jotka tuodaan yliopiston käyttölupajärjestelmästä. Käyttöoikeuden varmistamiseksi tarvitaan myös tieto käyttäjän korkeakoulusta. Tiedot poistetaan järjestelmästä uloskirjautumisen tai viimeistään vuorokauden kuluessa selainistunnon päättymisestä.

  6. Mistä henkilötiedot ovat peräisin eli mikä tietojen alkuperä on?

    Tiedot rekisteriin saadaan haka-kirjautumisjärjestelmän kautta. Tiedot ovat peräisin kunkin yliopiston käyttöluparekisteristä. Mahdolliset väärät henkilötiedot on siis ilmoitettava omaan korkeakouluun.

  7. Tietojen siirto tai luovuttaminen Helsingin yliopiston ulkopuolelle

    Kaikkea järjestelmässä käsiteltävä henkilötietoa käsitellään kolmannen osapuolen konesalissa, kolmannen osapuolen ylläpitämissä tietojärjestelmissä. Konesali sekä kaikki tietoihin pääsevät tekniset asiantuntijat sijaitsevat ETA-alueella.
    Sovelluksen teknisestä ylläpidosta vastaa Druid Oy, jonka asiantuntijat voivat tilaajatahon pyynnöstä lisätä tai poistaa sovelluksen pääkäyttäjiä.

    Palvelun käyttäjien IP-osoitteita käsitellään Google Analytics -kävijäseurannassa. Osa Google Analyticsin käyttämistä palvelimista sijaitsee Yhdysvalloissa. Palvelun käyttöä seurataan Google Analytics -analytiikkaohjelmistolla. Käyttäjiltä kerätyt IP-osoitteet anonymisoidaan ennen niiden välittämistä Googlen palvelimille.

  8. Kuinka pitkään henkilötietoja säilytetään?

    Tiedot poistetaan järjestelmästä uloskirjautumisen tai viimeistään vuorokauden kuluessa selainistunnon päättymisestä. Myöskään vastauksia kysymyksiin tai yhteenvetoraportti ei ole enää sovelluksen kautta saatavissa istunnon jälkeen.
    Pääkäyttäjätiedot säilytetään järjestelmässä koko sen ajan, kun henkilö on nimetty pääkäyttäjäksi. Poistuneiden pääkäyttäjien tiedot poistetaan järjestelmästä joko toisen pääkäyttäjän tai Druid Oy:n ylläpitäjän toimesta.

  9. Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

    Palvelun käyttäjien anonymisoituja IP-osoitteita käsitellään Google Analytics –kävijäseurannassa. Näin ollen tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

  10. Mitä oikeuksia sinulla on ja oikeuksista poikkeaminen

    Yhteyshenkilö rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa on tämän ilmoituksen kohdassa 1 mainittu henkilö.

    Suostumuksen peruuttaminen
    Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

    Oikeus saada pääsy tietoihin
    Sinulla on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi ja mitä henkilötietojasi käsitellään. Voit myös halutessasi pyytää jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista.

    Oikeus tietojen oikaisemiseen
    Jos käsiteltävissä henkilötiedoissasi on epätarkkuuksia tai virheitä, sinulla on oikeus pyytää niiden oikaisua tai täydennystä.

    Oikeus tietojen poistamiseen
    Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista seuraavissa tapauksissa:

    1. henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
    2. peruutat suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta
    3. vastustat käsittelyä (kuvaus vastustamisoikeudesta on alempana) eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä
    4. henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
    5. henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

    Oikeutta tietojen poistamiseen ei kuitenkaan ole, jos:

    1. tietojen poistaminen estää tai vaikeuttaa suuresti käsittelyn tarkoituksen toteutumista tieteellisessä tutkimuksessa, tai
    2. jos henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjään sovellettavaan unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan, käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, tai
    3. käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

    Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
    Sinulla on oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen. Tämä tarkoittaa, että me säilytämme tietojasi mutta emme käsittele niitä muin tavoin.

    Sinulla on tämä oikeus seuraavissa tapauksissa:

    1. kiistät henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa yliopisto voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden
    2. käsittely on lainvastaista ja vastustat henkilötietojen poistamista ja vaadit sen sijaan niiden käytön rajoittamista
    3. yliopisto ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
    4. olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä (ks. tarkemmin alla) odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

    Valitusoikeus
    Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

    Yhteystiedot:

    Tietosuojavaltuutetun toimisto
    Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
    Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
    Vaihde: 029 56 66700
    Faksi: 029 56 66735
    Sähköposti: tietosuoja@om.fi